Ochrana osobních údajů GDPR

1. Proč vydáváme tyto zásady

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá. Ve společnosti Leo Express Global a.s. (dále jako „Leo Express“) se zavazujeme Vámi poskytnuté osobní údaje chránit a zpracovávat v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů (dále jako „Zásady“) (Leo Express má sídlo na adrese Řehořova 908/4, Žižkov, 130 00 Praha 3, IČO 290 16 002 a je zapsaná v obchodním rejstříku pod sp. zn. B 15847 u Městského soudu v Praze).

V Zásadách se dozvíte:

• kdo je za zpracování osobních údajů odpovědný;
• za jakými účely zpracováváme osobní údaje;
• jaké kategorie osobních údajů zpracováváme;
• proč a jak dlouho osobní údaje zpracováváme;
• s kým osobní údaje sdílíme;
• jaká máte práva; a
• jak nás můžete kontaktovat.

2. Základní pojmy a informace

Osobní údaj je jakákoli informace, která se týká konkrétní osoby a umožňuje ji přímo nebo nepřímo identifikovat. Může to být například jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, datum narození, číslo dokladu totožnosti nebo nějaký platební údaj. Patří mezi ně ale i technické údaje, jako je IP adresa nebo soubor cookie, pokud může vést k identifikaci uživatele.

Subjekt údajů je každý člověk, jehož osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme, například cestující. Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje, jste subjektem údajů. Pro zjednodušení Vám budeme dále vykat (jste to „Vy“).

Správce je osoba, která rozhoduje, proč a jak se osobní údaje zpracovávají, a nese za to odpovědnost. Není-li v těchto Zásadách nebo podmínkách konkrétní služby uvedeno jinak, platí, že správcem Vašich osobních údajů je Leo Express.

Zpracovatel osobních údajů je osoba, která zpracovává pro Správce osobní údaje na základě jeho pokynů.

Zpracování osobních údajů znamená jakékoli nakládání s Vašimi údaji – ať už automaticky, nebo ručně. Jednoduše řečeno, pokud Leo Express získá Vaše údaje a nějak s nimi pracuje (například je uloží do databáze, použije pro odeslání e-mailu nebo je předá jinému subjektu), jedná se o zpracování osobních údajů.

3. Za jakými účely zpracováváme osobní údaje

Vaše osobní údaje zpracováváme k následujícím účelům a uchováváme je po níže uvedenou dobu. Uvádíme zde také, zda poskytnutí údajů je smluvním nebo zákonným požadavkem, a jaké jsou důsledky neposkytnutí těchto údajů.

3.1. Nákup jízdních dokladů

3.2. Vedení účtu Smile Club

3.3. Zasílání obchodních sdělení a dotazníků spokojenosti

3.1. Nákup jízdních dokladů

3.1.1 K čemu osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy o přepravě. Je to proto, abychom Vám mohli prodat jízdenku, umožnit Vám cestu našimi spoji a poskytnout s tím související služby. Dochází k tomu, ať už jste naším registrovaným zákazníkem ve věrnostním programu Smile Club nebo ne, ať už jste si zakoupili elektronický nebo tištěný jízdní doklad, a došlo k tomu on-line na našich webových stránkách www.leoexpress.com, naší mobilní aplikaci, na našich pokladnách nebo prostřednictvím našich provizních prodejců. Ke zpracování Vašich osobních údajů dochází například při vytvoření a správě Vaší rezervace, zaslání potvrzení o platbě, informování o změnách v dopravě nebo vyřízení případných reklamací. Osobní údaje vůbec nezpracováváme, pokud si zakoupíte jednorázový tištěný jízdní doklad a neuvedete kontakt, prostřednictvím kterého bychom Vás mohli informovat o zrušení/změně spoje či jiných mimořádných situacích.

Zpracování údajů je nezbytné také pro splnění našich zákonných povinností, například pro účetní a daňové účely nebo pro plnění povinností vyplývajících z přepravních předpisů nebo v případě poskytnutí součinnosti státním orgánům, jako je například Policie České republiky.

3.1.2 Jaký je právní základ zpracování

Zpracování Vašich osobních údajů při nákupu jízdenky probíhá na základě těchto právních základů:

Plnění smlouvy – osobní údaje zpracováváme, protože je to nezbytné k uzavření a plnění smlouvy o přepravě, tedy k prodeji jízdenky, zajištění Vaší cesty a poskytnutí souvisejících služeb, případně k řešení případných reklamací.

Plnění právních povinností – některé osobní údaje musíme uchovávat a zpracovávat, abychom splnili povinnosti vyplývající z právních předpisů, například účetních a daňových zákonů nebo přepravních pravidel nebo v případě poskytnutí součinnosti státním orgánům, jako je například Policie České republiky.

3.1.3 Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah osobních údajů, které zpracováváme, se liší podle toho, zda si u nás koupíte tištěný nebo elektronický jízdní doklad, zda jde o vnitrostátní nebo mezinárodní přepravu, případně zda jde o přenosný nebo nepřenosný jízdní doklad.

Elektronické jízdní doklady

a) Pokud si koupíte jakýkoliv elektronický jízdní doklad, pak zpracováváme:

b) Pokud si koupíte časovou jízdenku, pak navíc zpracováváme:

c) Pokud si koupíte jízdní doklad z Ukrajiny nebo na Ukrajinu, pak navíc zpracováváme:

d) Pokud si koupíte jízdní doklad s tarifem Interrail/Eurail, pak navíc zpracováváme:

Tištěné jízdní doklady

a) Pokud si koupíte jízdní doklad prostřednictvím našich provizních prodejců nebo na pokladnách Leo Express, pak zpracováváme:

b) Pokud si koupíte časovou jízdenku, pak zpracováváme:

c) Pokud si koupíte jízdní doklad z Ukrajiny nebo na Ukrajinu, pak zpracováváme:

3.2. Vedení účtu Smile Club

3.2.1 K čemu osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem vytvoření a správy Vašeho uživatelského věrnostního účtu Smile Club, který Vám umožňuje pohodlně nakupovat jízdní doklady, spravovat rezervace, čerpat různé výhody, sbírat odměny a využívat další služby související s naším dopravním systémem.

Tento účet nám umožňuje efektivněji spravovat Vaši interakci s námi, zajišťovat rychlejší rezervace, uplatňování věrnostních odměn a usnadnit Vám přístup k informacím o Vašich cestách a platbách.

3.2.2 Jaký je právní základ zpracování

Zpracování osobních údajů pro účely vedení uživatelského účtu je založeno na právním základu:

Plnění smlouvy – když si vytvoříte uživatelský účet, uzavíráme smlouvu o poskytování našich služeb, která zahrnuje například možnost nákupu jízdních dokladů, správu rezervací, čerpání výhod a sbírání odměn. Zpracování Vašich osobních údajů je nezbytné pro plnění této smlouvy, protože bez těchto údajů bychom nemohli zajistit, že budete moci využívat všechny služby spojené s Vaším účtem.

3.2.3 Jaké osobní údaje zpracováváme

a) Pokud si u nás založíte účet Smile Club, pak zpracováváme:

b) Pokud je Váš účet propojen v rámci systému Corporate, zpracováváme navíc:

c) Pokud je Váš účet propojen v rámci systému Corporate Family, zpracováváme navíc:

3.3. Zasílání dotazníků spokojenosti s absolvovanou jízdou

3.3.1 K čemu osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom zjistili, jak jste byli spokojeni s absolvovanou jízdou a souvisejícími službami, které Vám byly poskytnuty.

3.3.2 Jaký je právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu na zlepšování kvality poskytovaných služeb.

3.3.3 Jaké osobní údaje zpracováváme

3.4. Zasílání obchodních nabídek (newsletter)

3.4.1 K čemu osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem zasílání obchodních nabídek zejména v podobě slev, sezonních akcí nebo speciálních akcí jako jsou novinky v oblasti našich služeb, zavedení nových linek, soutěží apod.

3.4.2 Jaký je právní základ zpracování

Zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je založeno na Vašem souhlasu, který jste nám udělili k tomu, abychom Vám mohli obchodní sdělení zasílat.

3.4.3 Jaké osobní údaje zpracováváme

4. Kdo má k Vašim osobním údajům přístup

Vaše osobní údaje jsou přístupné pouze těm osobám nebo společnostem, které je potřebují pro splnění konkrétního účelu, například společnostem skupiny Leo Express (Leo Express s.r.o. a Leo Express Tenders s.r.o., Leo Express Slovensko s.r.o.), našim obchodním partnerům, kteří nám poskytují dopravní služby, externím smluvním prodejcům jízdních dokladů nebo dalším externím zpracovatelům, kteří nám pomáhají s IT službami a administrativou. Jejich seznam je dostupný zde: SYMBIO Digital, s.r.o., IČO: 26492407, trueScan s.r.o., IČO: 27400905, Avedeo, s.r.o., IČO: 06160522, OREDO s.r.o., IČO: 25981854, CENDIS s.p., IČO: 00311391. Vaše údaje můžeme také předávat v souladu s právními předpisy, například na základě požadavků státních orgánů.

Pokud je Váš účet propojen v rámci systému Corporate, předáváme údaje o uskutečněných cestách také společnosti, pod kterou spadáte, a to pro účely vyúčtování.

Zajišťujeme, že Vaše osobní údaje jsou sdíleny pouze v nezbytně nutné míře a výhradně s těmi subjekty, které poskytují odpovídající záruky ochrany údajů a jejich zpracování v souladu s platnými právními předpisy.

V rámci našich obchodních vztahů mohou být Vaše osobní údaje sdíleny s třetími stranami nebo zpřístupněny třetím stranám, které se mohou rovněž nacházet mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), tj. ve třetích zemích. Předání do třetí země se uskuteční pouze v souladu s platnými předpisy o ochraně údajů, zejména se zárukou odpovídající úrovně ochrany údajů. To znamená, že Vaše údaje budou předány pouze v případě, že existuje rozhodnutí Komise EU o odpovídající úrovni ochrany údajů (čl. 45 GDPR), jsou poskytnuty odpovídající záruky ochrany Vašich osobních údajů (čl. 46 GDPR) nebo existuje zákonná norma o povolení (čl. 49 GDPR). Vhodné záruky ve smyslu čl. 46 GDPR zahrnují standardní doložky o ochraně osobních údajů zveřejněné Komisí EU.

Pro více informací o předávání údajů mimo EHP nás neváhejte kontaktovat.

5. Jaká jsou Vaše práva a další důležité informace

5.1. Právo na přístup

Máte právo požadovat informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, jak s nimi nakládáme a proč je zpracováváme. Pokud o informace požádáte, poskytneme Vám kopii Vašich údajů, které máme uloženy, a to bez zbytečného odkladu. Toto právo Vám pomáhá mít kontrolu nad tím, jak jsou Vaše údaje zpracovávány, a zajistit, že jsou správné a aktuální.

Příklad: Pokud chcete zjistit, jaké osobní údaje o Vás máme, můžete si je jednoduše prohlédnout přímo ve svém uživatelském účtu. Pokud nějaké údaje nebudou dostupné v účtu, můžete nás kontaktovat a my Vám poskytneme přehled o všech údajích, které zpracováváme.

5.2. Právo na opravu

Pokud se domníváte, že o Vás zpracováváme nepřesné, neaktuální či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.

Příklad: Pokud jste např. změnili příjmení nebo telefonní číslo, můžete to změnit sami přímo v nastavení uživatelského účtu. Pokud jde o opravu jiných údajů, můžete nás kontaktovat a my Vám poskytneme přehled o všech údajích, které zpracováváme.

5.3. Právo na výmaz

Máte právo požádat o vymazání Vašich osobních údajů. Toto právo se však nevztahuje na všechny situace a v některých případech mohou existovat důvody, proč údaje nemůžeme vymazat.

Pokud požádáte o výmaz Vašich osobních údajů, Vaše osobní údaje vymažeme, jestliže (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; (ii) byl Vámi odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů, osobní údaje byly zpracovávány na základě souhlasu a neexistuje žádný další právní základ pro zpracování; (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů; (iv) zpracování je protiprávní; nebo (v) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.

Příklad: Pokud jste dokončili všechny své cesty a již nemáte zájem o vedení účtu, můžete nás požádat, abychom odstranili osobní údaje, které jsme o Vás shromáždili, jako jsou rezervace nebo kontaktní informace. Myslete však prosím na to, že některé údaje budeme muset nadále zpracovávat, například údaje o platbách, protože máme povinnost uchovávat je pro účetní a daňové účely.

5.4. Právo na omezení zpracování

Dokud nevyřešíme jakékoli sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, můžete požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být Vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv třetí osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

5.5. Právo na přenositelnost

Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, (i) které jste nám poskytli a (ii) jejichž zpracování je založeno na souhlasu nebo smlouvě a (iii) které zpracováváme automatizovaně, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Dále máte právo předat tyto údaje jinému správci. V případě, že by výkonem tohoto práva byla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, nebudeme Vám však moci vyhovět. Správce nebude provádět automatizované rozhodování, včetně profilování.

5.6. Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovávány na základě veřejného zájmu nebo našeho oprávněného zájmu, včetně profilování. Pokud vznesete námitku, přestaneme zpracovávat Vaše údaje, pokud neexistují pro jejich zpracování závažné důvody. Máte také právo vznést námitku proti zpracování pro přímý marketing, a to kdykoliv. Pokud námitku vznesete, osobní údaje již pro tento účel nebudou zpracovávány.

5.7. Právo odvolat souhlas

Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě souhlasu, máte právo jej kdykoliv odvolat. Po obdržení Vašeho odvolání nebudeme vaše údaje pro daný účel nadále zpracovávat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

5.8. Právo podat stížnost

Na naši činnost dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Tu můžete zaslat na adresu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika
E-mail: [email protected]
Web: www.uoou.gov.cz

6. Jak práva uplatnit a jak můžete Leo Express kontaktovat

Vaše žádosti zpravidla vyřizujeme bezplatně, protože je pro nás důležité, abyste měli o zpracování osobních údajů přehled. V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv ale můžeme za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítnout. O takovém postupu bychom Vás informovali spolu s uvedením důvodu.

Pokud budete chtít uplatnit některé z Vašich výše uvedených práv, kontaktujte nás prosím:

• na e‑mailové adrese [email protected];
• datovou zprávou na ID: 5r2izx7;
• na adrese Leo Express Global a.s., Řehořova 908/4, Žižkov, 130 00 Praha 3.

Budeme muset ověřit, že jste skutečně osobou, které se Vaše žádost týká. K tomu zvolíme způsob, který bude vhodný a co nejméně zatěžující.

Doporučujeme opatřit Vaši žádost zaručeným elektronickým podpisem nebo úředně ověřeným podpisem. Pokud ji zašlete z e-mailu spojeného s Vaším účtem Smile Club, stačí uvést Vaše jméno jako odesílatele. V případě pochybností o Vaší totožnosti však můžeme požádat o další informace k jejímu ověření.

Na Vaše otázky či žádosti odpovíme bez zbytečného odkladu (nejpozději do 1 měsíce, nicméně v odůvodněných případech může být lhůta delší).